每日信息：如何輕松完成數據填報工作？

近日，教育部教育質量評估中心下發通知，要求各高校采集2021年和2022年在校本科生圖書借閱數據，并填報“分性別當年圖書館流通量”“分年級當年圖書館流通量”“分專業類圖書館流通量”等表格。筆者作為學校圖書館系統管理員，負責填報這些表格，本以為能輕松完成，結果花費的時間和精力卻遠超預期。于是不禁感慨：“在學校的數據治理工作已經漸趨完善的情況下，為什么數據填報還如此困難？如何能輕松完成類似的工作？”

通過分析反思本次數據填報任務的各個環節，筆者認為可以通過改進數據治理中的利益相關者，即數據需求方、數據來源方、信息化部門、校辦、數據治理服務商等的工作職責，充分利用數據治理的成果來降低數據填報的難度。

數據需求方（數據消費者）應提出“合理”的數據需求

(資料圖片)

筆者認為，本次數據需求存在三個不合理之處：

第一，統計量設置不合理。分析可知，本次數據需求涉及的字段主要包括兩大類，一是學生基礎信息，包括人員類別、性別、在校狀態、年級、專業等字段，二是圖書及借閱記錄。這些字段有的是靜態的，有的是動態的，動態變化的字段不能準確統計出某一自然年度里的數據總量。

第二，字段含義需要明確。不同學校或部門對“在校狀態”有不同的理解和定義，部分學校并不準確維護學生的“年級”字段，只根據入學年份來簡單判定；“專業”字段也存在一定的特殊情況，比如學生可以轉專業、學校的自設專業不在《普通高等學校本科專業目錄（2020版）》范圍內、大類招生專業及其細分專業同時存在等。這些字段如果不能理解一致，那么最終得到的統計數據質量可想而知。

第三，如果該項需求是今后每年都有的，那么通過接口采集比提交Excel文件的方式更適用。要改進以上三點，就需要數據需求方在提出需求前，必須做好一定的前置調查，確保所提需求的合理性。

數據需求方應明確“合適”的數據提供方

本次數據采集的主題是“圖書借閱數據”，需求方鎖定數據填報單位為圖書館。這看似十分合理，但通過分析可知，需求字段中的圖書及借閱記錄部分相對容易獲取，反而是“在校狀態”“年級”“專業”這幾個字段難以準確統計。因此，本科生教務管理部門才是高質量完成本次數據填報任務的關鍵。

但是教務部門是否應該作為此次數據需求的提供方？答案是否定的。筆者認為，在學校數據治理工作已經漸趨完善的情況下，最合適的數據提供方應是負責學校數據治理的部門——信息化部門。

大部分高校的信息化部門通過數據中心平臺，采集存儲了校內各業務系統的基礎數據，并按主題域進行分類管理。本次數據采集所需的各個字段大概率能從該平臺直接獲取。所以，類似的數據填報任務中，需求方應該建議學校的數據管理服務部門來負責填報，其他相關業務部門配合。

數據來源方（數據生產者、業務部門）應做好數據字段的維護和釋義工作

在數據治理工作中，數據中心平臺將各業務系統的基礎數據字段甚至全庫進行了采集存儲。然而，要想該平臺能夠滿足通用的數據填報任務，還需要數據來源部門做好業務數據的維護工作，確保源頭數據的準確、全面，并向信息化部門提供必要的數據字典，解釋清楚各字段的作用、內容、變化過程等。

例如，此次填報任務中所需的“在校狀態”“年級”“專業”“圖書分類號”等字段，就需要教務部門、圖書館在數據對接中提供明確的說明。這項工作看似簡單，但是由于許多業務部門的系統管理人員并不具備數據庫操作方面的能力，實際參與的并不深入，而是由系統的開發方直接與信息化部門對接完成的多。

業務部門需要更多地從數據庫層面了解所負責的字段，為信息化部門在數據應用開發中提供精準的支持，才能在之后的數據填報任務中享受到“輕松”。

信息化部門應從學校的“數據中心”進階為“信息中心”

在完成基本的數據治理工作之后，信息化部門掌握了全校的各種業務數據，成為學校的“數據中心”，普遍能提供系統間的數據同步共享服務。然而，作為學校最權威的數據管理服務部門，信息化部門還要能提供更多的服務，包括制作各類校級的運行報表、開展數據分析與挖掘、完成一些原本需要協調眾多部門才能完成的數據填報工作（類似于此次本科生圖書借閱填報任務），在更多數據相關工作中發揮出應有的作用。

這就要求信息化部門從“數據中心”發展為“信息中心”，即不僅要擁有學校的各類業務數據、做數據的“搬運工”“管理員”，更要了解數據中承載的業務內容及其運行情況，進而能直接提供業務層面的數據服務——信息服務。如此一來，信息化部門的服務價值將更加凸顯。

校辦等管理部門應推動制定數據填報工作規范

在筆者所在院校，本次填報任務是經過校辦轉交給圖書館處理的，說明校辦也認為圖書借閱數據應當由圖書館來填報。這反映出校內很多部門對數據治理的內涵、作用并不了解，在遇到類似的數據填報任務時仍然沿用舊的工作思路。

事實上，學校在完成數據治理后，應當重新梳理數據填報工作的業務流程，充分利用已有的數據平臺，提高此類工作的效率。校辦等重要的利益相關者，應當聯合信息化部門，討論制定必要的數據填報工作規范，明晰各方職責，給信息化部門配置合適的人員力量，不斷優化面向校內外數據填報需求的效率和質量。

數據治理服務商應提供適用性更好的數據應用工具

數據治理相對完善后，學校將在此基礎上開發各類數據應用，提供面向校內校外的用戶數據服務。這就要求數據應用工具需具備易用性、可擴展性、安全性等特點，使得各類用戶能快速上手、靈活高效地實現數據對接、數據統計、數據填報，能安全可靠地授權用戶訪問必要的數據，適應各種數據需求場景。數據治理絕不是一個驗收即結束的項目，而是一個在應用中逐漸成長完善的工程，需要服務商根據場景反饋，在歲月長河中持續打磨產品，才可能獲得最終成功。

數據填報作為數據治理的典型應用場景，應當得到高校更多的關注。數據和數據平臺只有經過各種場景下的應用，才能不斷完善和發揮效用，各利益相關者才能受益。因此，要想“輕松”地完成一項看似簡單的數據填報任務，還需要相關方的共同努力和持續改進！

作者：何秀全（上海外國語大學圖書館）

責編：陳永杰

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